Programar, fazer projetos, marcar datas importantes, colocar tudo em um calendário é fundamental para se organizar. Ele te ajuda a ter um olhar mais atencioso sobre seu trabalho e, com um bom acompanhamento, garantir que tudo ocorra dentro do que foi previsto.
O responsável pela Comunicação da ONG (ou a equipe, para aquelas que têm a possibilidade de ter uma) sente-se mais seguro quanto ao planejamento das ações que ele deve colocar em prática. Além deste profissional, toda a equipe da ONG deve ter conhecimento dos marcos e datas consideradas importantes para a organização. Por isso, comunicar aos voluntários, aos parceiros e aos beneficiários é muito importante para que as ações planejadas possam acontecer.
O calendário promove a integração da equipe e reforça os principais temas estratégicos da ONG. São momentos para celebrar os valores e reafirmar os rumos e compromissos da organização. Devem ser dedicadas datas com temas de interesse da ONG. O cumprimento do calendário consolida sua trajetória rumo ao seu sucesso.
Seja em um calendário físico ou online, antes de criar o seu, lembre-se que estamos em um ano bissexto, ou seja, um ano com 366 dias, o que requer uma atenção com as datas no momento de planejar as ações da sua organização.
A sugestão mais prática é aproveitar o calendário do Google ou até mesmo a planilha do Excel, neste último caso, o processo de criação se torna mais demorado, uma vez que você terá que criar e formatar cada mês do ano com suas respectivas datas e dias de semana com chance zero de erro. Porém, também tem a opção de encontrar calendários pré-definidos pela internet e formatá-los de acordo com os critérios da sua ONG.
Sendo assim, a melhor opção é o calendário do Google, que permite atualização em tempo real, compartilhamento entre qualquer pessoa que tenha uma conta no Gmail e, no caso de reuniões online, aproveitar para enviar convites por lá mesmo com lembretes. Em caso de eventos presenciais, também é possível colocar a localização sincronizada com o Google Maps. Viu as vantagens?
No entanto, tudo vai depender de como os integrantes da ONG se comunicam, porque não vai adiantar nada usar ferramentas online se a maioria da equipe ainda prioriza o calendário de mesa ou as folhinhas de parede. Sugestão? Crie o calendário online e compartilhe com toda a equipe. Imprima mensalmente (nenhum projeto é engessado e alguns imprevistos podem acontecer) e coloque em um local visível para que todos possam ter conhecimento.
Defina quantas ações ou eventos a ONG irá realizar durante o ano, considerando os feriados tradicionais (lembre-se que algumas organizações aproveitam essas datas para realizar eventos importantes dentro do tema celebrado). Seja realista, pois o número de ações vai depender de tempo, recursos materiais e financeiros, e de pessoas disponíveis e comprometidas.
Considere os calendários dos parceiros de seu projeto. Por exemplo, caso sua ONG tenha patrocínio, é importante ajustar o seu calendário ao cronograma do patrocinador para não correr algum risco por falta de descuido ao final da prestação de contas. No caso de apoiadores, principalmente aqueles que a ONG já tem um vínculo mais estreito, avalie o que é mais benéfico para ambos e integre de forma natural ao calendário. Lembre-se de incluir as rotinas administrativas para não sobrepor ações e eventos, comprometendo todo o planejamento. Também, preveja em seu calendário datas para planejar, mobilizar recursos, executar e avaliar cada ação ou evento. Uma outra dica é fazer uso de cores para cada assunto. Por exemplo, azul para reuniões mensais, amarelo para eventos, cinza para atividades rotineiras e o que mais for adequado para sua ONG.
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